Vie Privée

Chez Pinakes, nous attachons énormément d'importance à la protection de votre vie privée. Avec la présente Déclaration relative au respect de la vie privée, nous vous informons de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.

La présente Déclaration relative au respect de la vie privée s’applique à vous si vous êtes :

  • • Un client de Pinakes (personne physique) ;
  • • Un employé d’un client de Pinakes ;
  • • Un visiteur du site Web de Pinakes ;
  • • Un mandataire politique, fonctionnaire dirigeant ou décideur repris dans la banque de données de Pinakes.
1. Traitement des données par Pinakes

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est Pinakes S.A., Boulevard de l’Empereur 34, 1000 Bruxelles, portant le numéro d’entreprise 0473.692.867.

Pinakes est une banque de données contenant des informations sur des administrations et services publics belges, luxembourgeois et européens, ainsi que des organisations du secteur du bien-être, de la santé et du non marchand.

2. Informations à propos des données vous concernant que nous traitons : pourquoi, quelles données et sur la base de quel fondement juridique ?

Nous collectons vos données à caractère personnel pour différentes raisons :

a) Pour mettre en œuvre nos services

Le principal service que nous proposons est bien sûr la banque de données Pinakes. Pour y parvenir, nous traitons les données de nos clients ou employés de ceux-ci ainsi que de personnes que nous incluons dans la banque de données Pinakes.

En fait, nous mettons en contact des institutions privées et publiques avec des décideurs des secteurs publics sur la base du courtage d’adresses. Pour ce faire, nous proposons à nos clients l’achat ou la location d’adresses de personnes.

Si vous êtes client, nous collectons à votre sujet vos données d’identité de base telles que vos nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse postale, ainsi que vos données financières et commerciales à l’instar de votre numéro de compte bancaire, l’historique des transactions de paiement et le montant à payer.

Si vous êtes un employé d’un client, nous collectons à votre sujet vos données d’identité de base.

Si vous êtes un mandataire politique, fonctionnaire dirigeant ou décideur et que nous vous avons inclus dans notre banque de données Pinakes, nous collectons, outre vos données d’identité de base, des informations concernant vos études et vos emplois, à l’instar d’informations relatives à votre fonction et au nom de l’organisation pour laquelle vous travaillez, une photo de vous et des informations de votre profil sur les médias sociaux tels que LinkedIn ou Twitter, des informations sur la langue que vous parlez.

Si vous êtes un mandataire politique, nous collectons en outre des informations sur votre appartenance politique.

Les informations que nous collectons à votre sujet sont des informations que vous nous fournissez directement ou que nous obtenons de l’une des sources suivantes :

  • Publications/Banques de données rendues accessibles par des instances officielles (par ex. le Moniteur belge) ;
  • Nos clients ou prestataires de services ;
  • Des sites Web ou des médias sociaux qui comportent des informations que vous avez rendues publiques vous-même (par ex. votre propre site Web ou page de média social) ; et​
  • Des banques de données rendues publiques par des tiers.

Nous traitons ces données sur la base de notre intérêt légitime, à savoir proposer la banque de données Pinakes. Proposer la banque de données Pinakes est une forme de marketing direct.

Lorsque vous êtes client, nous traitons vos données afin d’exécuter la convention de service entre vous et nous.

Nous incluons des informations sur votre appartenance politique dans la banque de données Pinakes uniquement si vous les avez expressément rendues publiques. Cette situation se présente uniquement vous être adhérent d’un parti politique ou si vous êtes tête de liste d’un parti politique et exercez une fonction politique en tant que tel.

b) Pour communiquer aisément avec vous

Nous estimons qu’il est important de répondre à vos questions le plus rapidement possible et d’échanger des informations avec vous, par exemple au sujet de notre banque de données Pinakes.

Pour que cela soit possible, nous pouvons collecter des données telles que vos données d’identité de base, des informations sur vos études et vos emplois, des informations sur votre appartenance politique, le contenu de votre communication et les détails techniques de la communication en soi, à l’instar des personnes de Pinakes avec lesquelles vous communiquez ainsi que la date et l’heure de votre message et d’autres données que vous partagez volontairement avec nous. Si vous communiquez avec nous par le biais des médias sociaux, nous collecterons des informations supplémentaires disponibles sur votre page de média social.

Nous traitons ces données sur la base de notre intérêt légitime afin de permettre une communication aisée entre vous et nous, et nous assurer que nous pourrons vous communiquer une réponse appropriée.

Nous traitons des informations sur votre appartenance politique uniquement si vous les avez expressément rendues publiques.

c) Pour vous envoyer une newsletter

Le but de notre newsletter est de vous informer de toutes les nominations et modifications importantes.

Si vous souhaitez recevoir notre newsletter, nous collectons à votre sujet votre adresse e-mail ainsi que votre adresse IP. Nous vous demandons pour cela votre autorisation.

Si, en tant que mandataire politique, fonctionnaire dirigeant ou décideur, vous venez d’être nommé, il est possible que nous intégrions cet événement dans notre newsletter. Nous collectons des données à votre sujet telles que vos données d’identité de base, des informations relatives à vos études et vos emplois, des informations sur votre appartenance politique et votre âge.

Nous traitons ces données sur la base de notre intérêt légitime, à savoir informer les personnes au sujet d’une nomination ou d’une modification. Nous traitons des informations sur votre appartenance politique uniquement si vous les avez expressément rendues publiques.

Si vous souhaitez recevoir notre newsletter, veuillez vous reporter à notre page d'accueil.

d) Pour améliorer notre offre

Nous estimons important de pouvoir vous proposer une offre personnalisée de nos services. Nous prenons les mesures suivantes pour que cela soit possible :

  • La segmentation de nos clients potentiels et clients existants ;​
  • L’analyse de vos habitudes et préférences (sur la base de votre utilisation de nos services) et votre interaction avec nous par le biais de différents canaux tels que les e-mails, messages sur les médias sociaux ou votre visite de notre site Web ; et​
  • La comparaison des produits et services que vous avez déjà ou utilisez avec d’autres données dont nous disposons à votre sujet.​

Pour que cela soit possible, nous traitons des données telles que des informations techniques relatives à l’appareil que vous utilisez, à l’instar de votre adresse IP, type de navigateur, emplacement géographique et système d’exploitation ; des informations relatives à votre comportement de visite, à l’instar de la durée de visite de l’appareil, des liens sur lesquels vous cliquez, des pages que vous visitez et de votre fréquence de visite d'une page, ainsi que le contenu de votre communication et les détails techniques de la communication en soi.

Ces données sont traitées sur la base de notre intérêt légitime, à savoir améliorer notre offre et vous proposer une offre la plus personnalisée possible.

e) Pour des raisons de sécurité

Nous mettons tout en œuvre pour sécuriser le mieux possible vos données et protéger les tiers ainsi que les systèmes informatiques. Pour y parvenir, nous traitons vos données lorsque vous visitez notre site Web.

Nous pouvons pour cela traiter des données telles que des informations techniques relatives à l’appareil que vous utilisez, à l’instar de votre adresse IP, type de navigateur, emplacement géographique et système d’exploitation ; des informations relatives à votre comportement de visite, à l’instar de la durée d’utilisation de l’appareil, des liens sur lesquels vous cliquez, des pages que vous visitez et de votre fréquence de visite d'une page.

Ces données sont traitées sur la base de notre intérêt légitime, à savoir des raisons de sécurité, autrement dit, la gestion informatique fonctionnelle, en ce compris la gestion des infrastructures, la continuité d’exploitation et la sécurité informatique.

f) Pour répondre à des obligations légales

En tant qu’organisation, nous avons également un certain nombre d’obligations légales, telles que des obligations fiscales, mais il se peut que nous soyons dans l’obligation de répondre à une demande d'une instance ou d’un organe public, comme l’Autorité de protection des données.

Pinakes peut transmettre de sa propre initiative vos données à caractère personnel à la police ou aux autorités judiciaires en guise de preuve ou s’il existe une suspicion légitime d’un acte illicite ou d’un délit que vous auriez commis.

Pour satisfaire à nos obligations légales, nous pouvons traiter toutes les catégories de données à caractère personnel mentionnées dans la présente Déclaration relative au respect de la vie privée.

g) Pour nous défendre dans des procédures judiciaires

Dans des situations exceptionnelles, il se peut que nous ayons besoin de vos données pour nous défendre dans des procédures judiciaires, à l’instar d’une procédure devant le tribunal.

Pour nous défendre de manière adéquate, nous pouvons traiter toutes les catégories de données à caractère personnel mentionnées dans la présente Déclaration relative au respect de la vie privée.

3. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Pour atteindre les objectifs précités, nous pouvons, le cas échéant, partager vos données à caractère personnel avec :

  • des prestataires de services (telles que des entreprises informatiques) ;​
  • nos clients et leurs employés ;​
  • des personnes qui reçoivent la newsletter ;​
  • des visiteurs du site Web ;​
  • des instances judiciaires et financières, des instances publiques, pour autant que la loi les y autorise ;​
  • certaines professions réglementées, comme les avocats ou les réviseurs.​
4. Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?​

Nous conserverons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour satisfaire aux lois et règles légales applicables, ou plus longtemps si cela est nécessaire pour atteindre notre but. Nous conservons par exemple la majeure partie des informations sur nos clients pendant la durée de la relation contractuelle et jusqu’à 10 ans après la fin de celle-ci.

5. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous exercer vos droits ?

Conformément à la réglementation applicable, vous avez les droits suivants, pour autant que cela soit légalement d’application :

  • Droit d’accès : vous pouvoir obtenir des informations et une copie relative au traitement de vos données à caractère personnel ;​
  • Droit de rectification : si vous estimez que vos données à caractère personnel sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez demander qu’elles soient rectifiées ;​
  • Droit à l’effacement des données (« droit à l’oubli ») : vous pouvez demander l’effacement de vos données à caractère personnel ;​
  • Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel ;
  • Droit à la portabilité des données : vous pouvez demander d’obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies sous une forme lisible par une machine ou, pour autant que cela soit possible techniquement, de les transmettre à un tiers ;​
  • Droit d'opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des motifs en rapport avec votre situation spécifique. Vous avez toujours le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct, en ce compris le profilage se rapportant à du marketing direct et​
  • Droit de retirer votre consentement : si le traitement repose sur votre consentement, vous avez toujours le droit de retirer celui-ci. ​
6. Comment suivre des modifications apportées à la présente Déclaration relative au respect de la vie privée ?

Dans un monde soumis à des changements technologiques constants, nous devrons régulièrement adapter la présente Déclaration relative au respect de la vie privée.

Nous vous invitons à consulter en ligne la dernière version de la présente Déclaration relative au respect de la vie privée et nous vous informerons d’importantes modifications par le biais de notre site Web ou de nos autres canaux de communication habituels.

7. Des questions ou des remarques ?

Si vous avez des questions ou remarques concernant le traitement de vos données à caractère personnel, ou si vous voulez exercer vos droits, n’hésitez pas à contacter notre DP via dpo@pinakes.be ou à l'adresse; Boulevard de l'Empereur, 34, 1000 Bruxelles.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons votre demande d’exercice de vos droits, n’hésitez pas à contacter l’Autorité de protection des données.