Privacy policy

Wij bij Pinakes hechten veel waarde aan de bescherming van uw privacy. Met deze Privacyverklaring informeren wij u over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken.

Deze Privacyverklaring is op u van toepassing wanneer u:

• Een klant van Pinakes bent (natuurlijke persoon);a
• Een werknemer van een klant van Pinakes bent;
• Een bezoeker van de Pinakes website bent;
• Een politieke mandataris, leidinggevende ambtenaar of beslissingsnemer bent die is opgenomen in de Pinakes databank.

1. Gegevensverwerking door Pinakes

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is Pinakes nv, Keizerslaan 34, 1000 Brussel, met ondernemingsnummer 0473.692.867.

Pinakes is een databank met informatie over Belgische, Luxemburgse en Europese openbare besturen en diensten, alsook organisaties uit de welzijns-, gezondheids- en non-profitsector.

2. Informatie over de gegevens die wij van u verwerken: waarom, welke gegevens en op basis van welke rechtsgrond?

Wij verzamelen uw persoonsgegevens om verschillende redenen:

a) Om onze diensten uit te voeren

De belangrijkste dienst die wij aanbieden is natuurlijk de Pinakes databank. Om dit te kunnen realiseren, verwerken wij gegevens van onze klanten of werknemers van onze klanten en van personen die wij opnemen in de Pinakes databank.

Wij brengen namelijk private en publieke instellingen in contact met beslissingsnemers uit publieke sectoren op basis van adressenhandel. Dit doen wij door onze klanten adressen van personen te koop of te huur aan te bieden.

Indien u een klant bent, verzamelen wij van u uw basisidentiteitsgegevens zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en postadres en uw financiële en commerciële gegevens zoals bankrekeningnummer, de geschiedenis van de betalingstransactie en het te betalen bedrag.

Indien u een werknemer van een klant bent verzamelen wij van u uw basisidentiteitsgegevens.

Indien u een politieke mandataris, leidinggevende ambtenaar of beslissingsnemer bent en wij u hebben opgenomen in onze Pinakes databank, verzamelen wij uw basisidentiteitsgegevens: uw voornaam, uw naam, uw functie, uw professioneel e-mailadres, en informatie over welke taal u spreekt.

Indien u een politieke mandataris bent, verzamelen wij bovendien ook informatie over uw partijpolitieke aanhorigheid.

De informatie die wij over u verzamelen is informatie die u ons rechtstreeks heeft bezorgd of die wij verkregen hebben via één van de volgende bronnen:

• Publicaties/databanken beschikbaar gemaakt door officiële instanties (vb. het Belgisch Staatsblad);
• Onze klanten of dienstverleners;
• Websites of sociale media kanalen die informatie bevatten die u zelf heeft publiek gemaakt (vb. uw eigen website of sociale media pagina); en
• Databanken die door derde partijen publiek gemaakt zijn.

Wij verwerken deze gegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang, namelijk om de Pinakes databank aan te bieden. Het aanbieden van de Pinakes databank is een vorm van direct marketing.

Wanneer u een klant bent, verwerken wij uw gegevens om de dienstovereenkomst tussen u en ons uit te voeren.

Wij nemen informatie over politieke aanhorigheid enkel op in de Pinakes databank indien u deze informatie kennelijk openbaar heeft gemaakt. Er is enkel sprake van deze situatie indien u aangesloten bent bij een politieke partij of indien u een lijsttrekker bent van een politieke partij en dusdanig een politieke functie vervult.

b) Om vlot te communiceren met u

Wij vinden het belangrijk om uw vragen zo snel mogelijk te beantwoorden en om informatie uit te wisselen met u over bijvoorbeeld onze Pinakes databank.

Om dit mogelijk te maken kunnen wij gegevens verzamelen zoals uw basisidentiteitsgegevens, informatie over uw opleiding en tewerkstelling, informatie over partijpolitieke aanhorigheid, de inhoud van uw communicatie en de technische details van de communicatie zelf, zoals met wie van Pinakes dat u communiceert en de datum en tijd van uw bericht en andere gegevens die u vrijwillig met ons deelt. Wanneer u met ons communiceert via sociale media, zullen wij bijkomend informatie verzamelen dat beschikbaar is op uw sociale media pagina.

Wij verwerken deze gegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang, namelijk om een vlotte communicatie tussen u en ons mogelijk te maken en te verzekeren dat wij u een passend antwoord kunnen sturen.

Wij verwerken informatie over uw partijpolitieke aanhorigheid enkel indien u deze informatie kennelijk openbaar heeft gemaakt.

c) Om u een nieuwsbrief te versturen

Met onze nieuwsbrief wensen wij u te informeren over alle belangrijke benoemingen en wijzigingen.

Wanneer u onze nieuwsbrief wenst te verkrijgen, verzamelen wij van u uw e-mailadres en uw IP adres. Wij vragen hiervoor uw toestemming.

Indien u als politieke mandataris, leidinggevende ambtenaar of beslissingsnemer net benoemd bent kan het zijn dat wij deze gebeurtenis opnemen in onze nieuwsbrief. Wij verzamelen gegevens over u zoals uw basisidentiteitsgegevens, informatie over uw opleiding en tewerkstelling, informatie over partijpolitieke aanhorigheid en uw leeftijd.

Wij verwerken deze gegevens op op grond van ons gerechtvaardigd belang, namelijk om mensen te informeren over een belangrijke benoeming of wijziging. Wij verwerken informatie over uw partijpolitieke aanhorigheid enkel indien u deze informatie kennelijk openbaar heeft gemaakt.

Indien u graag onze nieuwsbrief wenst te ontvangen, wordt u vriendelijk verwezen naar onze startpagina.

d) Om ons aanbod te verbeteren

Wij vinden het belangrijk dat wij u een gepersonaliseerd aanbod van onze diensten kunnen bieden. Wij nemen de volgende acties om dit mogelijk te maken:

• Het segmenteren van onze potentiële klanten en bestaande klanten;
• Het analyseren van uw gewoontes en voorkeuren (op basis van uw gebruik van onze diensten) en uw interactie met ons via de diverse kanalen zoals via e-mails, sociale media berichten of uw bezoek aan onze website; en
• Het vergelijken van de producten en diensten die u al hebt of gebruikt met andere gegevens die wij over u hebben.

Om dit mogelijk te maken verwerken wij technische informatie in verband met het apparaat dat u gebruikt, zoals uw IP-adres, browsertype, geografische locatie en besturingssysteem, informatie over uw surfgedrag, zoals hoe lang u het apparaat bezoekt, op welke links u klikt, welke pagina's u bezoekt en hoe vaak u een pagina bezoekt en de inhoud van uw communicatie en de technische details van de communicatie zelf.

Deze gegevens worden verwerkt op grond van ons gerechtvaardigd belang, namelijk om ons aanbod te verbeteren en u een zo gepersonaliseerd mogelijk aanbod te bieden.

e) Om veiligheidsredenen

Wij doen er alles aan om uw gegevens zo goed mogelijk te beveiligen en om derden en de IT systemen te beschermen. Om dat mogelijk te maken, verwerken wij uw gegevens wanneer u op onze website surft.

Hiervoor kunnen we gegevens verwerken zoals technische informatie in verband met het apparaat dat u gebruikt, zoals uw IP-adres, browsertype, geografische locatie en besturingssysteem; informatie over uw surfgedrag, zoals hoe lang u het apparaat bezoekt, op welke links u klikt, welke pagina's u bezoekt en hoe vaak u een pagina bezoekt.

Deze gegevens worden verwerkt op grond van ons gerechtvaardigd belang, namelijk om veiligheidsredenen, d.w.z. aan functioneel IT beheer te doen, inclusief infrastructuurbeheer, bedrijfscontinuïteit en IT-beveiliging te beschermen.

f) Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

Als organisatie hebben wij ook een aantal wettelijke verplichtingen, zoals fiscaalrechtelijke verplichtingen, maar het kan ook zijn dat wij verplicht worden om te voldoen aan een verzoek van een overheidsinstantie of -orgaan, zoals de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Pinakes kan op eigen initiatief uw persoonsgegevens overmaken aan de politie of aan de gerechtelijke autoriteiten als bewijs of indien er een gerechtvaardigd vermoeden bestaat van een onwettige handeling of misdrijf die/dat u hebt begaan.

Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, kunnen wij alle categorieën van persoonsgegevens verwerken die in deze Privacyverklaring zijn vermeld.

g) Om ons te verdedigen in gerechtelijke procedures

In uitzonderlijke situaties kan het zijn dat wij uw gegevens zullen nodig hebben om ons te verdedigen in gerechtelijke procedures, zoals een procedure voor de rechtbank.

Om ons op een gepaste wijze te verdedigen kunnen wij alle categorieën van persoonsgegevens verwerken die in deze Privacyverklaring zijn vermeld.

3. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Om de hoger vermelde doelen te bereiken, kunnen wij indien nodig uw persoonsgegevens delen met:

• Dienstverleners (zoals IT bedrijven);
• Onze klanten en hun werknemers;
• Personen die de nieuwsbrief ontvangen;
• Website bezoekers;
• Financiële en gerechtelijke instanties, overheids- of publieke instanties voor zover wettelijk toegestaan;
• Bepaalde gereglementeerde beroepen zoals advocaten of revisoren.

4. Hoelang houden wij uw persoonsgegevens bij?

Wij zullen uw persoonsgegevens bewaren zolang vereist is om te voldoen aan de toepasselijke wetten en regels, of langer indien dit nodig is om ons doel te bereiken. Zo wordt bijvoorbeeld het merendeel van de klanteninformatie bijgehouden voor de duur van de contractuele relatie en tot 10 jaar na het einde van de contractuele relatie.

5. Wat zijn uw rechten en hoe kan u uw rechten uitoefenen?

In overeenstemming met de toepasselijke regelgeving heeft u de volgende rechten, voor zover wettelijk van toepassing:

• Recht van inzage: u kan informatie en een kopie verkrijgen over de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Recht op rectificatie: als u meent dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kan u vragen dat uw persoonsgegevens worden aangepast;
• Recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”): u kan de wissing van uw persoonsgegevens vragen;
• Recht op beperking van de verwerking: u kan de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens vragen;
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u kan vragen om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt te verkrijgen in een machineleesbare vorm of, voor zover technisch mogelijk, over te laten dragen aan een derde partij;
• Recht van bezwaar: u kan bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. U hebt een steeds het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, met inbegrip van profilering die betrekking heeft op direct marketing en
• Recht om uw toestemming in te trekken: indien de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, heeft u steeds het recht om uw toestemming in te trekken.

6. Hoe kan u wijzigingen aan deze Privacyverklaring opvolgen?

In een wereld van voortdurende technologische veranderingen, zullen wij deze Privacyverklaring regelmatig moeten bijwerken.

Wij nodigen u uit om de laatste versie van deze Privacyverklaring online te raadplegen en wij zullen u van belangrijke veranderingen op de hoogte houden via onze website of via onze andere gebruikelijke communicatiekanalen.

7. Vragen of opmerkingen?

Heeft u vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens of wilt u een van uw rechten uitoefenen, aarzel dan niet om onze DPO te contacteren via dpo@pinakes.be of via Keizerslaan 34, 1000 Brussel.

Indien u niet tevreden bent over hoe we met uw verzoek om een van uw rechten uit te oefenen omgaan, kunt u steeds de Gegevensbeschermingsautoriteit contacteren.